Menu

Дополнение в личное дело нумерация продолжается

Дополнение в личное дело нумерация продолжается

Проверяем порядок и фактическое наличие документов в личном деле работника. После издания организационно-распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность) собранные документы помещаются в личное дело в последовательности, установленной п. 6 Инструкции № 2: 1) внутренняя опись документов личного дела;2) дополнение к личному листку по учету кадров;3) личный листок по учету кадров;4) автобиография;5) копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;6) заявление о приеме на работу;7) копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). На этапе формирования личного дела документы в него включаются вне зависимости от хронологической последовательности. ЭТО ВАЖНО! В отношении отдельных категорий работников на основании п.

Личное дело работника

Инфоinfo
Если учебное заведение не окончено, работнику необходимо написать, сколько курсов он окончил или с какого курса ушел; окончившим неполную среднюю школу – сколько классов было окончено. Наименования учреждений образования пишут полностью, как обозначено в документе об образовании.

После заполнения всех граф на личный листок по учету кадров наклеивают фотокарточку принимаемого на работу (п. 11 Инструкции № 2). Личный листок по учету кадров подписывает составитель с указанием даты заполнения.
Вниманиеattention
Изменения и дополнения в него после его заполнения не вносят. ЭТАП 8. Проверяем наличие и полноту автобиографии. После личного листка по учету кадров в личное дело вшивают автобиографию.

Она составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата A4. Требования к оставлению автобиографии приведены в п.
14 Инструкции № 2. ЭТАП 9.

«война» за правильность оформления счетов-фактур продолжается…

Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данном описываемом деле, их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи.
Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела: изъятие документов, копирование – эти изменения отражаются в последней графе «Примечание» со ссылкой на соответствующий акт.
При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи.

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Реквизиты оформляются следующим образом: — наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. При изменении наименования организации или преобразовании в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке под старым названием пишется и новое наименование.

Наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой (или штатным расписанием, если нет структуры). На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который они будут переданы.

Полное оформление дела предусматривает:- подшивку или переплет дела;- составление, в необходимых случаях внутренней описи дела;- нумерацию листов в деле;- составление заверительной надписи дела;- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.). Документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются в прочную картонную обложку в четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз, резолюций на них.

Важноimportant
Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. Перед подшивкой документов удаляются все металлические скрепления.

Запрещается подшивка (переплет) дел с использованием металлических скрепок.
Полученная от работника трудовая книжка регистрируется в кадровой службе в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» утверждена новая форма этой книги, которая теперь включает 13 граф.

При заведении каждой новой книги учета проставление регистрационных номеров трудовых книжек продолжается с учетом нумерации в предыдущей книге. В трудовую книжку работника вносится запись о приеме на работу.

В соответствии с п. 3.1 Инструкции в графе 3 разд. «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Дополнение в личное дело нумерация продолжается

Это обусловлено тем, что внутреннюю опись документов личного дела включают в дело сразу при его заведении и заполняют по ходу ведения. Отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (отражаются в графе «Примечание») предусмотрено частью второй п. 10 Инструкции № 2. При оформлении других дел (например, дел с приказами по личному составу) внутреннюю опись составляют после завершения их ведения при подготовке к передаче на хранение в архив. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. Приведем пример заполнения внутренней описи документов личного дела.

Инструкции № 2): – копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);– справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;– другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно. Для некоторых приказов по личному составу может быть определен срок хранения, отличающийся от установленного.

ЭТАП 4. Анализ порядка оформления личных дел работника. Документы личного дела помещают в отдельную обложку (п. 18

Инструкции № 2). На обложке личного дела следует указать регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел. Фамилию, имя, отчество работника на обложке личного дела указывают в именительном падеже.

Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старую фамилию заключают в скобки, а новую записывают над ней.
Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения и по личному составу проставляется в архиве организации чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных, согласованных ЭПМК Главного архивного управления при Кабинете Министров РТ и утвержденных руководителем организации. До утверждения и согласования описей шифр проставляется карандашом. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах – номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний». Заголовок переносится полностью из номенклатуры дела согласованной с ЭПМК Главного архивного управления.
В архив организации дела передаются не ранее чем через один год и не позднее чем через три года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в государственный архив. Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации» определены сроки временного хранения документов в организациях, до их поступления в государственные архивы. В соответствии с ч. 1 статьи 22 федеральные организации передают на хранение дела постоянного хранения через 15 лет, ч. 2 ст. 22 государственные органы и организации субъектов Российской Федерации через 10 лет, ч. 3 ст. 22 органы местного самоуправления и муниципальные организации через 5 лет.Дела в государственный архив передаются в соответствии с графиками, утвержденными руководителем организации и директором архива.
Рекомендации Руководителям организации необходимо не реже одного раза в 5 лет назначать комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки следует фиксировать в дополнении к личному листку по учету кадров.

При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение руководителю организации. Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи.

При этом личные дела уволенных работников вносят в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируют по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников. Оформляют личные дела при передаче в архив, а также при описи дел по личному составу и описи личных дел, руководствуясь требованиями Основных правил работы архивов организаций.
Дела передаются по утвержденным описям, прием оформляется актом приема-передачи, составляемого в 2х экз. Прием-передача документов при смене руководителя архива.

При смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) прием-передача документов и учетно-справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту (приложение 4). Для приема-передачи дел заведующим архивом (ответственным за архив) приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее 3х человек.

No comments

Добавить комментарий

Photos on Flickr

Seo Block

Video of the day