Menu

Архивация документов основные принципы

Архивация документов основные принципы

Архивирование документов сводится для любого юридического лица к выполнению следующих основных задач, стоящих перед любым архивом. Задачи архивирования документов

  1. Обеспечение сохранности и режима хранения документов.
  2. Комплектование архива документами.
  3. Создание научно-справочного и учетного аппарата к документам архива.
  4. Создание условий, обеспечивающих оперативное использование документов архива.

Архивирование документов в положении об архиве Эти задачи подразделяются на ряд функций, которые должны найти отражение в любом Положении об архиве. Раздел 1 «Общие положения» данного документа должен быть четко зафиксирован правовой статус архива, его место в структуре юридического лица, четкое наименование должности работника, ответственного за архивирование документов организации.

Error notbranded occurred

Государственным стандартом Р 51141-98 закреплено такое определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов»1. Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них.
В итоговой записи внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи. При использовании автоматизированных систем регистрации документов внутренняя опись может создаваться и распечатываться автоматически на основе сведений, введенных в регистрационные карточки документов, помещенных в дело.
После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлена заверительная надпись и внутренняя опись документов дела, проводится дополнительное оформление обложки дел.

Архив документов

Вниманиеattention
Дела по работе с персоналом входят в номенклатуру дел на общих основаниях, а вот держать их нужно в шкафу, закрывающемся на ключ, лучше всего железном, идеальный вариант – в особом помещении, которое тоже закрывается на ключ. Бухгалтерские документы. Поскольку главный бухгалтер несет личную ответственность за сохранность своих документов, то на ранних этапах развития организации он занимается этим сам.

Инфоinfo
Пожалуй, бухгалтерия – единственный отдел, за порядок в документации которого можно быть относительно спокойным. Постепенно архив бухгалтера выходит за пределы индивидуального сейфа, и возникает вопрос о включении бумаг бухгалтерской и налоговой отчетности в общий массив документов компании для хранения и последующего уничтожения.

Документы бухгалтерии тоже включаются в номенклатуру.

Архивирование документов

Форма внутренней описи документов дела В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой.

Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

Важноimportant
При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе.

Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются.

Архивация документов

В частности, переписные листы Всероссийской переписи населения 2010 года в электронной форме в одном экземпляре хранились в Федеральной службе государственной статистики в течение года со дня официального опубликования предварительных итогов переписи, два экземпляра переписных листов в электронном виде с программным обеспечением поступило в Государственный архив Российской Федерации на постоянное хранение. Фактически аналогичные решения принимались и по переписи населения 2002 г., и сельскохозяйственной переписи 2006 г.

Организация хранения электронных документов

Раздел 3. Организация работы с документамиЧасть 3.2. Оперативное хранение документов Урок не найден или доступ к нему запрещен. Запрещается воспроизведение или использование любых частей данного документа каким бы то ни было способом (графическим, электронным или механическим, включая изготовление фотокопий, запись, перенос на магнитную ленту или в системы хранения и поиска информации) без разрешения правообладателя – ООО «ТЕРМИКА».

No comments

Добавить комментарий

Photos on Flickr

Seo Block

Video of the day